为规范学院办公室助理工作流程、提升团队服务效能，9月26日下午，机械工程学院在第一实训楼316会议室召开助理工作交流大会。学院助理负责人姚通准老师及全体办公室助理参会，围绕工作复盘、职责划分与能力提升展开交流。

会议伊始，全体助理聚焦“值班核心职责”讨论，结合工作经历分享文件收发、师生沟通、办公环境维护等日常工作，并针对“值班交接不清晰”“突发情况处理经验不足”等问题提出改进建议。姚通准老师在交流总结中肯定了助理团队作用，针对问题明确改进思路：一是建立任务操作标准；二是完善“老带新”帮扶机制，由干部带领新助理。各部门干部补充建议，强调助理与老师沟通需自然大方，确保信息传递高效准确。

会议中，姚通准老师宣布了办公室助理职位划分方案，将团队划分为总务部、会务部、财务部、秘书部和后勤部5个部门，各设干部负责人，并明确了各部门的职责与要求，同时将学生助理纳入学生干部管理范畴，各部门相互协作，保障日常工作高效运行。

最后，会议围绕“助理能力提升”确定方案，由秘书部牵头实施，核心为定期考核 Word排版、Excel数据处理及PPT制作能力，考核结果作为评优评先重要参考。同时提出“助理值班日志新方案”，要求助理每日记录工作内容、问题及解决方法，形成“工作留痕、持续改进”良性循环。

此次大会理清了工作职责、优化了分工体系，为学院办公室工作规范化、高效化运转奠定基础。参会助理表示，将以此次会议为起点，落实安排、提升技能，为学院发展贡献力量。

文字编辑：机械工程学院助理

图片来源：岳晓丹，张家璇

一审一校：姚通准

二审二校：聂琪玲

三审三校：王丽